Являясь специалистом в этой области, не могла пройти мимо темы. Постараюсь прокомментировать "своими словами".
1. РАО - это организация, занимающаяся коллективным управлением правами авторов и исполнителей. Для того, что бы РАО (типа) защищало их права и получало за них обязательные отчисления за исполнение результатов их творчества, автор/исполнитель должен заключить с ними договор. Но! есть вариант работы РАО без договора («Пункт 3 статьи 1244 ГК устанавливает, что получение государственной аккредитации позволяет РАО наряду с управлением правами тех правообладателей, которые заключили с РАО соответствующие договоры, осуществлять управление правами и сбор вознаграждения для тех правообладателей, с которыми у неё такие договоры не заключены. Таким образом, в настоящее время РАО является единственной уполномоченной государством на осуществление коллективного управления в вышеуказанных сферах организацией»). При этом автор/исполнитель может отказаться от взаимодействия с РАО, частично или вообще, в ПИСЬМЕННОЙ форме. Схема с «отказными заявлениями» описанная в теме подходит. Кстати, это схема частичного отказа, которая коснется только конкретного мероприятия, что видимо и потребуется.
2. Я точно знаю, что на ПХ будут исполнители, имеющие взаимодействие с РАО. Некоторые из них вообще только недавно узнали, что РАО им что-то перечисляет на открытые для них счета. Авторы/исполнители люди творческие, для них все это темный лес, только некоторые из них интересуются своими правами. А РАО частенько интересуется тем, чем оно лучше бы не интересовалось. И кстати, РАО может осуществлять проверки и по произведениям, которые авторы у них еще не зарегистрировали. И уж совсем общая инфа, системы регистрации авторских прав не существует.
3. С другой стороны, в работе РАО, так же как и везде, присутствует субъективный элемент. Не понаслышке зная их методы работы, могу сказать, что риск придирок к ПХ ровно 50 на 50. Если кому-то в РАО взбредет в голову "проконтролировать" ПХ, они это сделают. Причем по своим схемам (агенты проверяют инкогнито). И да, надо помнить, что бремя "очистки прав" ложиться на организаторов различных мероприятий. При этом совершенно не важно, что вообще из себя представляет ПХ, есть ли официальная организация или нет, козлов отпущения они сами найдут. Хотя, для сотрудников РАО все это такая же рутина, как для любого другого офисного планктона, и обмазаться от них без последствий вполне реально.
ИМХО: Думаю, сильно забивать голову этой темой организаторам не стоит. Скорее всего, к ПХ придираться не будут, т.к. у РАО просто напросто и так «работы по горло», а тут много не возьмешь.
И еще. Как в теме уже упоминалось, важно, не привлекать лишнего внимания к данному вопросу. Если забивать, так вообще не обсуждать вопрос, если «готовиться к встрече», так без огласки.
Со своей стороны, в случае необходимости, могу оказать помощь.
Но, повторюсь, риск не такой большой как может показаться (это ИМХО, другой спец может думать по другому
)